המצגת מהווה כלי עזר מרכזי עבור כל בעל עסק. המצגת מלווה את מנהל החברה או את אנשיו ומסייעת לו להציג את צרכיו כמעט בכול תחום שניתן להעלות על הדעת. מנהלים משתמשים במצגת; במהלך; משאים ומתנים מול ספקים, מפגשי מכירה מול לקוחות פוטנציאלים, מפגשי נטוורקינג עם שותפי תפקיד ובעלי עניין, במסגרת חיפוש משקיעים, ואו במסגרת מפגשים פנימיים לצורך תהליכי חשיבה, קבלת החלטות או הפקת לקחים.
מאמר זה עוסק בתפקיד המצגת כמלווה נאמנה של המנהל בדרך למפגשים מוצלחים. לכול מפגש אותו מוביל המנהל יש מטרה ברורה ומוגדרת (אלמלא כן אין זה באמת משנה מה יוצג במצגת). המנהלים יודעים מה הם מבקשים להשיג במפגשים הללו, ובדר"כ גם מה נידרש בשביל לסיים אותם בהצלחה. תפקיד המצגת הינו לסייע למנהל להשיג את מטרת המפגש. המצגת מסייעת לו למכור, לשכנע משקיעים, להעביר מסרים חשובים, להעביר ידע, לקבל החלטות ועוד.
בניית מצגת מלווה להעברת מסר, או לשכנוע זהו תהליך מקצועי הדורש מיומנות רבה. קשה לתת נוסחה כוללנית אחת לבניית מצגת שעובדת. המצגת משתנה בהתאם למטרת המציג, קהל היעד, אמצעי ההצגה וההכנה רמת ההשקעה הנדרשת ועוד. אבל בהחלט ניתן להצביע על מספר טעויות בסיסיות שעושים חלק מהמציגים בהכנת המצגת:
• המצגת כעזר זיכרון - על מצגות רבות שמוצגות בפגישות או כנסים מוצגים דברי המציג (במקרה הטוב תקציר של הדברים). המצגת במקרים אלו מסייעת למציג לזכור מה הוא אמור להגיד. השומעים המשועממים במקרים אלו יודעים מראש מה הולך להיות מוצג (הקריאה יותר מהירה מאשר ההקראה) ונוצרת כפילות שבמקרה הטוב לא מסייעת למציג.
• עודפי מלל - אתם בטוח מכירים את המצגות האלה בהן כל שקף הופך למאמר. אדם סביר (בטח אנחנו הגברים) לא מסוגל גם לקרוא וגם להקשיב. שני הערוצים (המצגת וההצגה מתחרים זה בזה והשומע אינו קשוב למציג והמסר כמובן שלא עובר.
• עודף שקפים – נכון יש לכם המון מה להגיד. כן אתם רוצים שהכול יהיה ברור אבל אין סיכוי שתוכלו להספיק להעביר מסר אמיתי בפחות מדקה. אין סיכוי להעביר מעל 30 שקפים במפגש של שעה שבו גם הצד השני מבקש להתבטא. (אני כבר ראיתי מצגות שגם הכילו מעל 50 שקפים).
מספר טיפים שיהפכו את המצגות שלכם לאפקטיביות יותר:
• הגדרת מטרה - הטיפ הכי טריוויאלי בספר אבל גם החשוב ביותר. ללא הגדרה ברורה ומדויקת של מה מבקשים להשיג במפגש, אין אפשרות לבנות מצגת אפקטיבית. המצגת אמורה לסייע למציג להשיג מטרה וזו חייבת להיות ברורה ומוגדרת ובסיס ראשוני לבניית המצגת.
• המצגת נועדה להשלים את המציג - חייבים לתת את הקרדיט למאזינים. הם יודעים לקרוא והם מבינים מה שאומרים להם. לכן אין כל טעם לייצר שני ערוצי הצגה שאומרים את אותו דבר. במצגת יש להשתמש כדי להשלים את דברי המציג. באמצעות המצגת ניתן להציג הוכחות לדברים הנאמרים, פרסומים שמחזקים את המסר, גרפים ודיאגראמות שיכולות לפשט תהליכים מורכבים ועוד דברים שיכולים להשלים או לתת חיזוק לדברים שנאמרים ע"י המציג.
• תמונה שווה אלף מילים - המציג במפגש העסקי משתמש בערוץ הורבאלי על מנת לשכנע ללמד או להעביר את מסריו. רצוי לגייס את המצגת שתשלים את המציג ע"י שימוש גם בערוצים לא ורבאליים. התמונה היא כמובן משתמשת בערוצים ויזואליים אבל מצגת טובה יודעת לתת מענה רלוונטי למטרה דרך גיוס של כל החושים של המאזין.
מצגת טובה בנויה כך שהמאזין ישמע את המסר דרך האוזניים, יראה אותו דרך העיניים ואם יש צורך בכך גם ירגיש אותו, יטעם אותו ויריח אותו.
הכותב הוא זיו פורת בעל תואר בפסיכולוגיה ובפרט פסיכולוגיה קוגניטיבית. שירת שנים ארוכות בצה"ל כמפתח הדרכה יועץ ארגוני ומנהל הדרכה. בין תפקידיו שימש כמנהל תחום ההדרכה של חיל המודיעין.
לאחר השיחרור מצה"ל הצטרף כשותף בחברת איי או פי מולטי מדיה. כיום בעל עסק קטן לשיווק וקידום עסקים באינטרנט.
